pengendalian dan akuntansi biaya

Tenaga Kerja: Pengendalian dan Akuntansi Biaya

Biaya tenaga kerja merupakan biaya penting yang membutuhkan pengukuran, pengendalian dan analisisyang sistematis. Biaya tenaga kerja terdiri dari atas gaji pokok dan tunjangan. Gaji pokok untuk pekerjaan yang dilakukan disebut tarif dasar (base rate) atau tarif kerja (job rage). Tunjangan (fringe benefit) merupakan elemen yang substansial dari biaya tenaga kerja. Biaya tunjangan seperti tunjangan atas pajak FICA (federal Insurance Contributions Act) dan pajak pengangguran, tunjangan hari raya, tunjangan cuti, premi lembur, premi asuransi serta dana pensiun harus ditambahkan ke tarif dasar untuk memperoleh total biaya tenaga kerja secara penuh. Meskipun biaya tunjangan ini umumnya dimasukkan dalam overhead, biaya-biaya tersebut sebaiknya tidak diabaikan dalam tanggung jawab manajemen atas perencanaan dan pengendalian, dalam pengambilan keputusan, atau dalam negosiasi gaji. Permintaan pekerja untuk kenaikan kecil dalam gaji dapat mengakibatkan pengeluaran yang jauh lebih besar bagi perusahaan karena dampak dari biaya tunjangan.

Produktivitas dan Biaya Tenaga Kerja

Gaji, baik secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan produktivitas dan keterampilan dari pekerja. Dengan demikian, perencanaan, motivasi, pengendalian, dan akuntansi untuk biaya dan produktivitas tenaga kerja yang memadai merupakan masalah penting dalam mengelola suatu perusahaan.

Produktivitas tenaga kerja (labor productivity) dapat didefinisikan sabagai suatu ukuran kinerja produksi yang menggunakan pengeluaran atas usaha manusia sebagai tolak ukurnya. Produktivitas yang lebih tinggi dapat dicapai dengan membuat proses produksi lebih efisien melalui eliminasi aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah; dengan memperbaiki, memodernisasi, atau mengganti peralatan; atau dengan pendekatan lain yang memperbaiki pemanfaatan sumber daya.

Merencanakan Produktivitas

Suatu rencana untuk memperbaiki produktivitas sebaiknya membebankan tangung jawab kepada manajer untuk menerapkan rencana tersebut. Selain itu, rencana itu sebaiknya konsisten dengan rencana-rencana lain yang ada, seperti anggaran operasi dan rencana untuk investasi modal, riset, teknologi dan pengembangan karyawan.

Mengukur Produktivitas

Setelah rencana diformulasikan, produktivitas sebaiknya diukur, dianalisis, diimplementasikan dan dipahami. Tujuan dari pengukuran produktivitas adalah untuk memberikan indeks yang padat dan akurat guna membandingkan hasil aktual dengan suatu target atau standar kinerja. Pengukuran produktivitas sebaiknya mengakui kontribusi individual atas faktor-faktor seperti karyawan (termasuk manajer), pabrik dan peralatan, produk dan jasa yang digunakan, modal yang diinvestasikan, serta pelayanan pemerintah yang digunakan.

Rasio efisiensi produktivitas (productivity-efficiency ratio) mengukur output dari seorang individu relatif terhadap standar kinerja serta dapat digunakan untuk mengukur pencapaian operasional relatif dari suatu mesin, operasi, departemen, atau organisasi secara keseluruhan.

Dampak Ekonomi dari Produktivitas

Apabila produktivitas meningkat, laba bisnis dan pendapatan riil pekerja juga meningkat. Peningkatan produktivitas memungkinkan masyarakat untuk memperoleh output yang lebih banyak dan lebih baik dari sumber daya yang tersedia dalam perekonomian tersebut. Produktivitas secara umum telah meningkat, menyebabkan lebih banyak barang dan jasa yang tersedia. Tetapi kadang-kadang, keuntungan produktivitas turun. Suatu keterlambatan menyebabkan peningkatan biaya. Apabila peningkatan output tidak dapat mengimbangi kecepatan peningkatan biaya, maka biaya per unit dan harga jual akan meningkat.

Jika harga dipertahankan agar tidak naik, maka peningkatan upah harus mencerminkan pengurangan biaya per unit yang disebabkan oleh peningkatan produktivitas. Apabila biaya upah gaji dan tunjangan meningkat lebih tinggi dari output atau produksi per jam tenaga kerja, maka yang terjadi adalah inflasi, yaitu harga yang lebih tinggi untuk menutup biaya per unit yang juga lebih tinggi.

Meningkatkan Produktivitas dengan Manajemen Sumber Daya Manusia yang Lebih Baik

Manajemen sumber daya manusia yang lebih baik menawarkan prospek peningkatan produktivitas dan kualitas produk dengan cara memberdayakan pekerja untuk berpartisipasi secara lebih langsung dalam manajemen atas pekerjaan mereka. Empat asumsi dasar yang merupakan karakteristik dari manajemen sumber daya manusia yang lebih baik:

1. Orang yang melakukan pekerjaan tersebut adalah orang yang memiliki kualifikasi terbaik untuk memperbaikinya.

2. Pengambilan keputusan sebaiknya terjadi di tingkatan serendah mungkin dalam organisasi.

3. Partisipasi pekerja meningkatan kepuasan kerja dan komitmen terhadap tujuan perusahaan.

4. Terdapat sejumlah besar ide yang dimiliki oleh pekerja yang menunggu untuk ditemukan.

Secara singkat, produktivitas dan biaya yang terkait menuntut perencanaan dan pengukuran yang hati-hati jika ingin mengendalikan dampak ekonominya secara efektif. Manajemen sumber daya manusia yang lebih baik merupakan keharusan yang penting untuk meningkatkan produktivitas.

Rencana Pemberian Insentif

Rencana pemberian insentif (incentive wage plan) memberikan imbalan bagi pekerja sesuai dengan peningkatan outputnya yang berkualitas tinggi. Agar rencana pemberian insentif dapat berhasil, maka harus:

(1) Dapat diterapkan dalam situasi dimana pekerja dapat meningkatkan output

(2) Menyediakan lebih banyak upah yang besarnya proporsional terhadap output yang melebihi standar

(3) Menetapkan standar yang adil sehingga usaha tambahan akan menghasilkan pembayaran bonus

Tujuan Rencana Pemberian Insentif

Tujuan utamanya adalah untuk mendorong pekerja agar memproduksi lebih banyak guna memperoleh upah yang lebih tinggi, dan pada saat yang bersamaan mengurangi biaya per unit. Rencana tersebut berusaha untuk memastikan output yang lebih besar,untuk meningkatkan pengendalian atas biaya tenaga kerja dengan memastikan biaya per unit yang lebih seragam, dan untuk mengubah dasar pemberian imbalan dari jam kerja yang dijalani mejadi pekerjaan yang diselesaikan. Penurunan biaya per unit disebabkan oleh dua faktor:

(1) Jumlah unit output dari setiap pekerja meningkat dengan peningkatan dalam upah

(2) Jumlah overhead yang tetap sama

Rencana pemberian insentif dapat mendorong terciptanya lingkungan kerja dimana setiap orang harus berkinerja.

Jenis Rencana Pemberian Insentif

1. Rencana Unit Kerja Langsung (Straight Piecework Plan)

adalah salah satu rencana pemberian insentif yang paling sedehana, yaitu membayar upah di ats tarif. Pekerja pada umumnya memperoleh jaminan atas tarif upah dasar, meskipun jika mereka gagal mencapai jumlah output yang diperlukannya untuk memperoleh upah dasar tersebut. Bahkan jika produksi dari seorang pekerja melebihi jumlah output per jam, upah yang dibayarkan adalah tetap sebesar biaya per unitnya.

2. Rencana Bonus Seratus Persen (One-Hundred-Percent Bonus Plan)

merupakan suatu variasi dari rencana unit kerja langsung. Rencana ini tidak dinyatakan dalam uang melainkan dalam waktu per unit output. Pekerja dibayar berdasarkan waktu standar dikalikan tarif per jam jika unit diselesaikan sesuai dalam waktu standar. Dalam setiap periode penggajian, rasio efisiensi harus dihitung untuk setiap pekerja sebelum pendapatan dapat dihitung. Standar produksi yang dinyatakan dalam jumlah unit output per jam ditetapkan oleh insinyur industri. Jam kerja dan unit yang dihasilkan dilaporkan ke departemen penggajian, dimana jumlah jam yang dilaporkan dikalikan dengan jumlah unit produksi standar per jam untuk menentukan jumlah unit standar.

3. Rencana Bonus Kelompok (Group Bonus Plan)

Rencana bonus kelompok seperti rencana yang didesain untuk pemberian insentif individual dimaksudkan untuk mendorong produksi pada tarif di atas standar. Setiap pekerja dalam kelompok menerima tarif per jam untuk produksi sampai sejumlah output standar. Unit yang diproduksi di atas standar dianggap sebagai waktu yang dihemat oleh kelompok tersebut, dan sebagai akibatnya setiap pekerja menerima bonus untuk penghematan waktu tersebut. Biasanya bonus yang diperoleh suatu kelompok dibagi ke anggota-anggota kelompok sesuai dengan tarif dasar mereka masing-masing. Rencana bonus kelompok mengurangi pekerja menghitung biaya tenaga kerja dan melaksanakan sistem insentif. Rencana bonus kelompok juga dapat memberikan kontribusi bagi kerjasama yang lebih baik di antara pekerja.

Rencana Insentif Organisasi (Pembagian Keuntungan Organisasi)

Fitur utama dari rencana pembagian keuntungan organisasi adalah bahwa semua individu memiliki kapasitas untuk memberikan kontribusi yang berharga kepada suatu organisasi. Kunci dari penerapan rencana pembagian keuntungan organisasi yang sukses mencakup biaya tenaga kerja normal yang terukur, rasio yang relatif stabil dari nilai output terhadap biaya tenaga kerja, dan insentif serta kebijakan yang adil bagi semua pihak yang berpartisipasi.

Standar Waktu dan Teori Kurva Belajar (Learning Curve Theory)

Teori kurva belajar (learning curve theory) menyatakan bahwa setiap kali kuantitas output kumulatif menjadi dua kali lipat, maka rata-rata waku kumulatif per unit berkurang sebesar presentase tertentu.

Jika durasi produksi panjang atau jika operasi tenaga kerja sangat rendah dan rutin maka suatu titik akan dicapai jika perbaikan lebih lanjut dari kurva belajar menjadi tidak kelihatan, dan kurva belajar mencapai kondisi yang tetap.

Berdasarkan kurva belajar yang telah diobservasi, standar waktu yang digunakan untuk menentukan beasarnya insentif seorang pekerja dapat berubah menjadi standar waktu variabel dan bukannya standar waktu tetap. Standar waktu variabel memenuhi kebutuhan akan sistem pemberian insentif dimana terdapat dampak pembelajaran yang signifikan. Misalnya, waktu standar dapat berubah menjadi tingkat output yang hanya dapat dilampaui ketika kondisi tetap tercapai. Kemudian, segera setelah pekerja telah melalui tahap belajar dan mulai memproduksi jumlah unit yang diharapkan dalam kondisi tetap, mereka akan memperoleh bonus untuk melakukan suatu operasi lebih cepat dari waktu standar

Pengaturan Akuntansi untuk Biaya Tenaga Kerja dan Pengendalian

Akuntansi biaya tenaga kerja mencakup:

1. Sejarah kerja dari setiap pekerja, seperti tanggal diperkerjakan, tingkat upah, penugasan awal, promosi, kenaikan gaji, dan waktu cuti untuk liburan atau karena sakit

2. Informasi yang diperlukan untuk memenuhi kontrak serikat kerja, hukum jaminan sosial, peraturan upah dan jam kerja, pajak penghasilan yang dipungut, dan persyaratan pemerintah

3. Waktu kerja dan biaya standar

4. Jam kerja setiap karyawan, tingkat upah dan total pendapatan untuk setiap periode penggajian

5. Perhitungan potongan dari uapah kotor untuk setiap karyawan

6. Output atau pencapaian dari setiap karyawan

7. Jumlah biaya dan jam tenaga kerja tidak langsung maupun tenaga kerja langsung yang akan dibebankan ke setiap pesanan, lot, proses atau departemen untuk setiap periode.

8. Total biaya tenaga kerja di setiap departemen untuk setiap periode

9. Data kumulatif atas potongan pendapatan dan gaji untuk setiap karyawan

Departemen yang terlibat dalam perhitungan biaya tenaga kerja adalah:

Departemen Personalia

Fungsi utamanya adalah untuk menyediakan tenaga kerja yang efisien dan memastikan bahwa seluruh organisasi mengikuti kebijakan personalia yang sesuai. Fungsi departemen personalia meliputi perekrutan, pelatihan, penilaian, konseling pensiun, pemutusan hubungan kerja dan penempatan ke luar.

Departemen Perencanaan Produksi

Departemen perencanaan produksi bertanggung jawab untuk menjadwalkan pekerjaan dan memberikan perintah kerja ke departemen produksi. Pemberian perintah kerja umumnya disertai dengan permintaan bahan baku dan kartu jam kerja tenaga kerja yang mengindikasikan operasi akan dilakukan atas produk tersebut. Jadwal produksi yang dipersiapkan beberapa minggu sebelumnya yang menggunakan standar waktu tenaga kerja untuk setiap tugas, membantu penyelia departemen dalam menyusun anggaran tenaga kerja.

Depertemen Pencatatan Waktu

Memastikan adanya catatan yang akurat atas waktu kerja setiap karyawan adalah langkah pertama dalam perhitungan biaya tenaga kerja. Pencatatan waktu yang akurat biasanya dicapai dengan:

a. Kartu absen sebagai bukti atas kehadiran karyawan di pabrik dari waktu masuk sampai waktu pulang

b. Kartu jam kerja untuk memastikan informasi atas jenis dan lama pekerjaan yang dilakukan

Kedua dokumen diawasi, dikendalikan, dan dikumpulkan oleh departemen pencatatan waktu.

Mesin Absensi

Mesin absensi atau pencatatan waktu adalah suatu instrumen yang mencatat waktu masuk dan pulang dari kantor.

Kartu jam kerja menyediakan tempat bagi nama dan nomor karyawan dan biasanya mencakup satu periode penggajian.

Kartu atau Laporan Jam Kerja

Kartu jam kerja (time ticket) menunjukkan penggunaan spesifik dari waktu yang dibeli, dan dapat disetarakan dengan suatu permintaan bahan baku. Beberapa perusahaan menggunakan laporan waktu harian (daily time report) dimana pekerja membuat daftar dari pekerjaan yang dikerjakan selama hari itu.

Teknologi Bar-Coding

Pemasukan data terkomputerisasi di tempat baik untuk kartu absen dan kartu jam kerja dapat dicapai menggunakan bar coding. Bar code adalah simbol yang diproses secara elektronik untuk mengidentifikasikan nomor, huruf atau karakter lain.

Departemen Penggajian

Data penggajian diproses dalam dua tahap:

a. Menghitung dan menyiapkan gaji

b. Mendistribusikan biaya gaji ke pesanan dan departemen

Langkah-langkah ini dilakukan oleh departemen penggajian yang bertanggung jawab untuk mencatat klasifikasi pekerjaan, departemen, dan tingkat upah untuk setiap karyawan.

Departemen Biaya

Berdasarkan ikhtisar distribusi biaya tenaga kerja atau kartu jam kerja, departemen biaya mencatat biaya tenaga kerja langsung pada kartu biaya pesanan atau laporan produksi departemental, serta mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung pada catatan overhead departemental yang terinci.

Hubungan Antardepartemen dan Pengendalian Biaya Tenaga Kerja serta Akuntansi

Bagan organisasi mengikhtisarkan hubungan antardepartemen yang diperlukan untuk pengendalian dan akuntansi biaya yang efektif. Perhitungan biaya tenaga kerja untuk area-area nonmanufaktur, seperti pemasaran dan administrasi, memerlukan rincian individual dan departemental yang sama dalam hal akumulasi dan distribusi biaya.

Pertimbangan-pertimbangan Etika

Perilaku etis adalah penting di semua aspek aktivitas organisasi. Akuntansi biaya dan pengendalian tenaga kerja adalah salah satu area yang dicakup oleh Standard of Ethical Conduct. Standar ini berkaitan dengan hubungan kerja, pemutusan hubungan kerja dan kompensasi; dengan pembuatan anggaran dan analisis waktu dan biaya tenaga kerja; dengan program produktivitas dan rencana pemberian insentif; dan dengan persamaan dalam tunjangan karyawan.