Tahap program audit

AUDIT PROGRAM PHASE

I. PENDAHULUAN

Program audit operasional ditulis untuk meninjau kembali kegiatan yang dipilih sebagaimana ditentukan dalam tahap perencanaan. Hal ini menjadi jembatan antara tahap perencanaan dan tahap kerja lapangan. Program audit operasional adalah rencana tindakan untuk melakukan audit operasional. Tim audit operasional mempertimbangkan setiap bidang material yang telah diidentifikasi dalam tahap perencanaan untuk penelaahan lebih lanjut dan mengembangkan langkah-langkah kerja audit spesifik yang mereka yakini akan sangat jelas menunjukkan sejauh mana dan penyebab defisiensi operasional dan mengarah pada rekomendasi untuk perbaikan. Program audit penting untuk auditor operasional sebagai peta yang untuk navigator.

II. MANFAAT PROGRAM AUDIT OPERASIONAL

Manfaat penyusunan program kerja:

1. Merupakan suatu rencana yang sistematis tentang setiap tahap kegiatan yang bisa dikomunikasikan kepada semua anggota tim audit.

2. Merupakan landasan yang sistematis dalam memeberikan tugas kepada para auditor dan supervisornya.

3. Sebagai dasar untuk membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan rencana yang telah disetujui dan dengan standar serta persyaratan yang terlah ditetapkan.

4. Dapat membantu auditor yang belum berpengalaman dan membiasakan mereka dengan ruang lingkup, tujuan, serta langkah-langkah audit.

5. Dapat membantu auditor untuk mengenali sifat pekerjaan yang telah dikerjakan sebelumnya.

6. Dapat mengurangi kegiatan pengawasan langsung oleh supervisor.

III. STANDAR PROGRAM AUDIT OPERASIONAL

Dalam mempersiapkan program audit operasional, auditor harus mempertimbangkan standar tertentu, seperti berikut:

1. Program audit operasional harus dirancang khusus agar sesuai dengan spesifik tugas audit operasional untuk jenis organisasi, karyawan terkait, sistem dan prosedur yang ada dalam pengaruh, tingkat kecanggihan, dan sebagainya

2. Setiap program audit langkah kerja harus secara jelas diatur untuk pekerjaan yang akan dilakukan dan alasan untuk melakukannya. Termasuk penjelasan tentang alasan untuk setiap langkah audit sangat membantu karena:

a. Anggota staf audit yang melakukan pekerjaan harus tahu mengapa langkah audit yang dilakukan. Dengan informasi ini, auditor dapat diharapkan untuk melakukan pekerjaan yang jauh lebih baik daripada jika ia diminta untuk melakukan langkah audit tanpa latar belakang yang memadai

b. Ini meminimalkan masuknya langkah-langkah pekerjaan tidak diperlukan. Terkadang ketidakmampuan untuk menyebutkan alasan yang baik untuk melakukan sesuatu menuntun penulis program audit berkesimpulan bahwa langkah kerja tidak benar-benar diperlukan.

c. Ini memungkinkan ulasan yang lebih cerdas dari program audit untuk mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dan review postaudit atas pekerjaan yang dilakukan

3. Program audit harus fleksibel dan memungkinkan penerapan inisiatif dalam penyimpangan dari prosedur yang ditentukan. Sebagai program audit benar-benar suatu rencana yang berdasarkan pada langkah-langkah pekerjaan audit yang tim audit operasional yakini akan mencapai hasil terbaik, setelah hasil aktual ditentukan, auditor mungkin ingin mengubah rencana.

4. Program audit harus secara khusus menyediakan untuk pengembangan temuan perorangan. Dalam hal ini, ini akan membantu untuk:

a. Menentukan hasil dan kondisi yang ditemukan adalah sebagaimana mereka, bukan hanya bagaimana mereka. Kinerja dianalisa, tidak hanya dilaporkan.

b. Mengarahkan perhatian dengan bukti masalah untuk mendukung kesimpulan.

c. Mengevaluasi kinerja dan bukti dalam perbandingan dengan standar yang relevan dan norma kinerja. Perhatikan bahwa keterkaitan adalah faktor pertimbangan tergantung pada pada imajinasi, pengalaman, dan akal sehat auditor operasional.

IV. SIAPAKAH YANG MENGEMBANGKAN PROGRAM AUDIT?

Tidak ada alasan baik bahwa manajer audit harus bertanggung jawab untuk pengembangan program audit. Bahkan, masukan yang lebih dalam pengembangan program, semakin baik hasil akhirnya. Seperti dalam ketentuan umum, semua anggota tim audit operasional harus dilibatkan dalam pengembangan program audit, khususnya anggota staf mereka yang terlibat dalam tahap perencanaan. Selain itu, orang lain mungkin dapat diperimbangkan untuk memberikan masukan proses pengembangan program audit, seperti:

· Anggota staf audit Audit yang memiliki keahlian dalam bidang yang sedang diperiksa atau yang telah berpartisipasi dalam audit yang sama di masa lalu,

· Karyawan kilen yang bekerja di daerah yang sedang ditinjau, yang memiliki beberapa masukan khusus untuk memberikan (menjaga bahwa karyawan klien seperti menjaga obyektivitas mereka),

· konsultan luar atau ahli yang memiliki keahlian khusus di daerah yang sedang ditinjau atau dalam proses audit operasional, dan

· karyawan dari organisasi yang sama atau fungsi yang mungkin mampu memberikan perspektif lain .

V. LANGKAH KERJA PROGRAM AUDIT

Setelah menentukan susunan tim program audit operasional, langkah berikutnya adalah mengembangkan langkah-langkah audit yang harus dilaksanakan untuk setiap wilayah yang diidentifikasi sebagai bagian penting dalam tahap perencanaan. Setiap program audit operasional adalah unik, hal ini tidak menghalangi auditor dari penggunaan langkah-langkah audit kerja yang spesifik dari audit operasional sebelumnya tetapi mereka harus berhati-hati dalam menggunakannya hanya jika mereka memenuhi persyaratan dari audit operasional ini . Sebaliknya, langkah-langkah audit kerja yang baru memerlukan dikembangkan. Untuk membantu dalam mengembangkan langkah-langkah kerja, auditor harus menyadari beberapa teknik yang lebih umum yang dapat digunakan dalam pelaksanaan audit operasional dalam tahap pekerjaan lapangan, seperti berikut:

1. Meninau kembali terhadap dokumentasi yang ada, seperti kebijakan dan prosedur manual.

2. Penyusunan bagan organisasi dan deskripsi pekerjaan fungsional terkait.

3. Analisis terhadap kebijakan karyawan dan prosedur yang berkaitan dengan perekrutan, orientasi, pelatihan, promosi evaluasi, dan pemecatan.

4. Analisis terhadap kebijakan organisasi dan sistem dan prosedur yang terkait, baik administratif dan operasional.

5. Wawancara dengan jajaran manajemen dan operasi.

6. Mempersiapkan diagram alir:

a. diagram alur sistem, menunjukkan proses dari area fungsional

b. susunan diagram alir, memperlihatkan susunan fisik dari area kerja dan alur kerja yang terkait.

7. rasio, perubahan, dan analisis trend.

8. Kuesioner, untuk digunakan oleh auditor atau karyawan klien.

9. Survei, melalui telepon atau dalam bentuk tertulis, untuk pelanggan, pemasok dan sebagainya untuk merespon.

10. Pertanyaan dalam program audit.

11. Tinjauan transaksi, di mana berbagai jenis transaksi yang normal dan abnormal dipertimbangkan.

12. Tinjauan operasi dengan teknik seperti pengamatan, pengukuran kerja, studi waktu, bentuk kinerja atau log, dan seterusnya.

13. Formulir analisis.

14. Analisis terhadap hasil.

15. meninjau dan menganalisis sistem manajemen informasi dan laporan yang terkait

16. Meninjau kembali kepatuhan, mengenai kepatuhan terhadap hukum, peraturan, kebijakan, prosedur, tujuan, sasaran dan sebagainya.

17. Meggunakan pengolah data, dengan menggunakan audit komputer "melalui komputer " teknik atau tinjauan dan analisis komputer menghasilkan informasi.

VI. PROSEDUR PENGEMBANGAN PROGRAM AUDIT

Dalam pengembangan program audit operasional, tim audit
perlu mengingat langkah-langkah prosedur berikut:

1. Identifikasi terhadap wilayah operasional yang penting dan kontrol yang berhubungan dan area beresiko

2. Pengembangan pertanyaan utama dan langkah-langkah kerja untuk memvalidasi dan menghitung area resiko yang dirasakan.

3. Identifikasi langkah kerja yang diperlukan untuk memberikan jawaban ke daerah yang dirasakan berisiko dan pertanyaan penting.

4. Pengembangan rencana kerja audit untuk daerah masing-masing untuk ditinjau kembali, termasuk penugasan karyawan, jadwal waktu dan anggaran audit.

Dalam pengembangan program audit operasional, tim audit perlu mengingat langkah-langkah prosedural berikut:

1. Memilih sejumlah departemen operasi atau unit, dimana auditor akan mewawancarai dan meninjau bersama manajemen departemen dan karyawan operasional dengan cara permintaan pembelian mereka berada di bawah pengendalian dan diproses;

2. Mengidentifikasi kebutuhan bahan yang dipilih, peralatan atau jasa untuk tujuan, rencana dan program yang telah ditentukan.

3. Menentukan kewenangan untuk persetujuan permintaan pembelian, termasuk tujuan dan kebutuhan anggaran dalam departemen operasi.

4. Menganalisis penetapan waktu tenggang pembelian dan mengintegrasikan mereka bersama rencana dan kegiatan departemen.

5. Diagram alur proses permintaan pembelian untuk menentukan bahwa apakah ada kontrol yang memadai dan prosedur pengolahan untuk memastikan rekaman yang akurat dari semua permintaan pembelian dan pengolahan selanjutnya oleh fungsi pembelian.

6. Menelaah dan menganalisa spesifikasi pembelian dan prosedur pengendalian mutu untuk menjamin bahwa barang yang tepat tersebut dipesandengan harga yang paling ekonomis.

VII. CONTOH PROGRAN AUDIT

Dalam pelaksanaan audit operasional, banyaknya area akan ditinjau akan didasarkan pada penetapan prioritas yang terkait dengan signifikansi dan kegawatan pada operasi keseluruhan dan jumlah waktu audit anggaran dialokasikan untuk audit operasional tertentu. Area operasional berikut ini dipilih untuk diperiksa:

1. Kebijakan perusahaan dan organisasi, termasuk keadaan organisasi departemen pembelian, tanggung jawab untuk pembelian, kewenangan untuk pembelian dan pembelian yang terdesentralisasi.

2. Pembelian departemen operasi, termasuk prosedur departemen, bentuk departemen, fasilitas fisik, program nilai analisis, dan jaminan operasi.

3. Tinjauan transaksi pembelian, termasuk pemilihan transaksi untuk memasukkan berbagai jenis transaksi yang auditor telah diidentifikasi sebagai area yang mungkin kekurangan, dan pemeriksaan transaksi pembelian yang dipilih.

4. Catatan dan informasi laporan-manajemen dan pengendalian yang dilaporkan, serta mereka yang sebaiknya tidak dilaporkan.

VIII. ANGGARAN PERJANJIAN AUDIT OPERASIONAL

Pada point ini, tim audit operasional telah menyelesaikan program audit awal. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi langkah-langkah kerja tertentu audit dan teknik yang akan digunakan untuk daerah operasional yang signifikan yang dipilih untuk ditinjau. Jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah kerja harus ditentukan untuk mencapai anggaran perikatan keseluruhan. Untuk langkah-langkah kerja audit dan teknik yang telah digunakan pada audit operasional sebelumnya, ada beberapa pengalaman yang mendasari perkiraan anggaran.

Perlu diingat bahwa anggaran operasional audit harus fleksibel dan dapat berubah, tidak seperti anggaran audit keuangan, yang lebih statis. Fleksibilitas dalam penganggaran tersebut diperlukan karena kemungkinan besar perubahan anggaran. fleksibilitas dalam penganggaran tersebut diperlukan karena kemungkinan besar perubahan anggaran. Hasil perubahan dari kegiatan yang dilakukan dalam kerja lapangan baik fase waktu tambahan untuk area yang memerlukan perhatian lebih atau sedikit waktu untuk area ditemukan tidak kritis dari yang diharapkan.

Sebagai contoh, kerja lapangan tambahan mungkin diperlukan ketika area di bawah pengawasan memerlukan analisis yang lebih untuk mengidentifikasi temuan dan recommendasi untuk perbaikan operasional; atau tambahan kekurangan operasional yang signifikan dapat diidentifikasi yang tidak termasuk dalam ruang lingkup program audit awal, yang memerlukan jam tambahan anggaran atau realokasi jam anggaran yang ada. Hal ini juga bisa terjadi bahwa suatu daerah di bawah review tidak menghasilkan temuan yang signifikan audit operasional untuk tingkat dugaan semula. Jika itu terjadi, auditor harus, menghentikan upaya audit operasional segera setelah situasi ini telah ditetapkan dan realokasi setiap jam tersisa dalam anggaran untuk langkah-langkah pekerjaan yang direncanakan untuk langkah-langkah pekerjaan lain.

XI. PENGALIHAN STAF

Banyak dari langkah-langkah audit melakukan pengulangan audit keuangan lainnya dan bahkan dari audit yang sama dilakukan pada tahun-tahun sebelumnya. Tapi tidak begitu dalam audit operasional. Pertama, beberapa langkah-langkah audit yang diperlukan untuk audit operasional tertentu mungkin hanya satu kali kegiatan, dimana mereka sedang dilakukan untuk pertama kalinya dan mungkin atau tidak mungkin dilakukan lagi.

Kedua, langkah-langkah kerja audit tertentu mungkin memerlukan keahlian khusus spesifik, seperti kemampuan analitis, ketrampilan komunikasi, pengetahuan sistem dan prosedur tertentu, kemampuan perseptual, kemampuan struktur organisasi dan personil, dan kemampuan teknis spesifik.

Dengan demikian, hal ini sangat penting dalam pelaksanaan audit operasi, banyak keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara efektif langkah audit dengan keahlian anggota staf dalam melakukan langkah kerja tertentu.

X. MANAJEMENT OPERASIONAL AUDIT

Staf manajer audit operasional harus bertanggung jawab atas isi teknis dan penyelesaian tepat waktu dari langkah-langkah kerja audit operasional, sementara staf klien harus bertanggung jawab untuk memastikan kerjasama manajemen departemen dan karyawan operasional, serta menghubungkan, mengkoordinasikan, dan mengintegrasikan antara karyawan operasional dan staf audit operasional. Mereka harus dipilih sangat hati-hati, mengingat hal-hal berikut seperti:

1. Kinerja masa lalu pada audit operasional

2. Pengetahuan dan pengalaman yang relatif terhadap daerah yang sedang ditinjau

3. Kemampuan untuk secara efektif mengatur atas Hasil penelitian.

4. Kemampuan untuk mengetahui kelemahan operasional, mengidentifikasi penyebab dan merekomendasikan perbaikan yang realistis.

5. Keterampilan berkomunikasi dengan anggota staf audit operasional, manajemen klien dan karyawan operasional, dan mengambil keputusan organisasi.

6. Keahlian atau pemahaman dalam keahlian teknis yang diperlukan seperti wawancara, diagram alur dan sebagainya

7. Kemampuan untuk bekerja sama dengan tim audit operasional dan karyawan klien.

8. Fleksibel untuk mengubah pada area yang penting diidentifikasi, langkah kerja audit dan tugas staf audit.

9. Dibutuhkan persuasi untuk meyakinkan manajemen klien untuk melaksanakan rekomendasi yang dikembangkan.

10. Keterampilan organisasi untuk menjaga berbagai bagian audit operasional bersama dalam kerangka kohesif dan dapat dimengerti.

XI. KESIMPULAN

Langkah audit pekerjaan ini akan ditindaklanjuti pada bab berikutnya pada tahap pekerjaan lapangan, tetapi untuk sekarang, ingat: tidak semua langkah kerja audit dikembangkan dalam tahap program audit. Namun, karena auditor tidak tahu mana langkah-langkah audit akan memberikan temuan yang paling signifikan, langkah kerja semua dalam rencana audit harus ditindaklanjuti.